Das zuschaltbare Sekretariat

Ein flexibles, externes Sekretariat als optional nutzbarer Büroservice kann enorme Vorteile haben und flexibel Engpässe überbrücken.

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Das zuschaltbare Sekretariat

Ganz kurzfristig entschließt sich der Chef zur telefonischen Nachfassaktion für die neue CD-ROM. Überraschend benötigt der Geschäftsführer die Präsentationsfolien für seinen Vortrag noch bis zum Feierabend. Für die Umsetzung des geplanten Kundenmailings ist nur noch ein Tag Luft: Da kommen selbst die motiviertesten Mitarbeiter des Unternehmens ins Schwitzen.

Personal- und Zeitengpässe dieser Art zu überbrücken, ist eine Spezialität des BüroService.

Sekretärinnen, Rezeptionistinnen, Fremdsprachenkorrespondentinnen und Sachbearbeiterinnen erledigen knifflige und/oder vertrauliche Korrespondenz, arbeiten in der Verkaufsförderung, der Buchhaltung, der Auftragsabwicklung, unterstützen beim Informationsmanagement und sorgen für reibungslosen Telefon-, Fax- und Postservice.

Business Center ermöglichen es den Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Im Rahmen der neuen Managementtrends lagern immer mehr Unternehmen Funktionen aus, teilweise ganze Bereiche, z.B. den Versand von Prospektmaterial, die Bearbeitung von Reklamationen, die Buchhaltung, die Kundenpflege oder das Anfertigen von Berichten. Für die Unternehmen ein Rechenexempel: sie müssen kein zusätzliches Personal suchen und einstellen, können ihre eigenen Mitarbeiter gezielt einsetzen, greifen im BüroService auf geschultes Personal mit Fachkompetenz und Erfahrung zurück, und bezahlt wird nur die vereinbarte und erbrachte Leistung.

Überschaubares Abrechnungssystem

International gültige Standards sorgen für ein durchsichtiges Abrechnungssystem bei Sekretariatsdienstleistungen. Abhängig von Schwierigkeit und Umfang des Textes sowie dem Zustand der Vorlage berechnet das BüroService-Center genau im voraus, was das fertige Dokument pro Seite kosten wird. Der Kunde kann selbst beeinflussen, wie viel er im Endeffekt bezahlen muss, indem er die Vorlage so übersichtlich wie möglich gestaltet, durch eine leserliche Handschrift oder ein getipptes Manuskript.

Selbständig ohne eigenes Büro

In die berufliche Selbständigkeit ohne eigenes Büro, ohne eigenes Personal starten und trotzdem professionell auftreten – über die Kooperation mit einem Business Center können Existenzgründer und Einzelkämpfer auf ausgebildetes Personal zurückgreifen, ohne umfangreiche Investitionen zu tätigen. Das externe Business Center tritt als eigenständiges Büro des Unternehmens auf, alle ankommenden Telefongespräche werden mit der entsprechenden Firmenbezeichnung entgegengenommen. Je nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber werden die Gespräche bei Bedarf und je nach Dringlichkeit auf das Funktelefon oder ins Homeoffice weitergeleitet. Die Büroleistungen reichen noch weiter: der Sekretariatsservice übernimmt alle anfallenden Arbeiten rund um den Schreibtisch “just in time”. Auch etablierte Unternehmen greifen zunehmend auf Business Center zurück. Kaufmännisch motiviert werden sie dabei von einer US-amerikanischen Studie, die nachgewiesen hat, dass ein Büro für bis zu 7 Mitarbeiter deutlich preisgünstiger geführt wird, wenn es in ein externes Business-Center verlagert wird. Dies liegt an dem Abrechnungsmodus, denn berechnet wird nur die Leistung, die tatsächlich von dem Kunden auch genutzt wird. Um das dafür erforderliche technische Equipment muss sich der Kunde nicht kümmern. So werden jedes Telefonat und jede Kopie einzeln berechnet, was kostenmäßig günstiger ist als die Neuanschaffung und regelmäßige Wartung von Maschinen und Geräten.

Auch die Leistungen des Sekretariats werden nach dem tatsächlichen Leistungsumfang und Zeitaufwand abgerechnet. Um Urlaubspläne oder Ersatz bei Krankheiten muss sich der Kunde eines Business Center nicht kümmern. Selbst total unternehmensfremde Aufgaben wie die Pflege und Unterhaltung von Sanitäreinrichtungen und die Bestückung der Teeküche zählen bei einer Kooperation mit einem Business Center nicht mehr zu den Obliegenheiten des Kunden.

Auch in Dingolfing gibt es seit 1996 ein BüroService Unternehmen, demnächst in neuen Räumen: Büro & Service wird ab 1. Mai in der Lederergasse zu finden sein.

Barbara Dubiel — Büro & Service

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veröffentlichte den Ratgeber Das zuschaltbare Sekretariat in Organisation Unternehmen am , zuletzt aktualisiert am 30. Oktober 2014, seit 01.11.2013 67 mal aufgerufen.
Teaserfotohinweis: 3. Objects - Telephone von mikha_el via freeimages.com