Im Zuge des Steuersenkungsgesetzes wurde den Außenprüfungsdiensten der Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen eingeräumt.
Begründet wurde diese Einführung des Datenzugriffs mit der besseren Überprüfbarkeit der zunehmend papierlosen Buchführungswerke seitens der Finanzverwaltung.
Was ändert sich aufgrund der Einführung der digitalen Betriebsprüfung und welche Maßnahmen sollen seitens der betroffenen Unternehmen getroffen werden?
Die drei Möglichkeiten des digitalen Datenzugriffs
Nach § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung stehen dem Außenprüfer drei Möglichkeiten des Datenzugriffs zur Verfügung:
Unmittelbarer Datenzugriff vor Ort
Beim direkten oder unmittelbaren Datenzugriff setzt sich der Prüfer an den Computer des Steuerpflichtigen oder seines Beraters und nimmt im sogenannten Nur-Lese-Zugriff Einsicht in die Daten.
Dem Betriebsprüfer ist das Lesen, Filtern und das Sortieren der Daten ebenso gestattet, wie die Nutzung der verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten.
Mittelbarer Datenzugriff vor Ort
In diesem Fall wertet der Steuerpflichtige oder ein von diesem beauftragter Dritter die Daten nach den Vorgaben des Betriebsprüfers mit vorhandenen Auswertungsprogrammen aus. Der Prüfer hat dann den Nur-Lese-Zugriff auf die Ergebnisse der Auswertung.
Überlassung von Datenträgern
Der Steuerpflichtige übergibt dem Prüfer einen maschinell verwertbaren Datenträger, z.B. eine Diskette, zur Auswertung mit allen notwendigen Informationen über Dateistrukturen, Datenfelder und Verknüpfungen. Die Finanzbehörde muß den Datenträger spätestens nach Beendigung der Prüfung zurückgeben!
Welche von den oben beschriebenen Möglichkeiten der Prüfer wählt, liegt in seinem Ermessen.
Umfang des Datenzugriffs
Der Datenzugriff kann auf alle steuerrelevanten Daten i.S.v. § 147 der Abgabenordnung erfolgen. Dies sind auf alle Fälle die Daten der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung.
Die sonstigen steuerlich relevanten Daten sind Auslegungssache! Auf jeden Fall werden die Waren- und Materialwirtschaftssysteme, die Kosten- und Leistungsrechnung, Dokumenten-Managementsysteme und andere Archivierungssysteme darunter fallen. Nicht betroffen sind aber interne Berichtssysteme wie z.B. Re-vision, Controlling, Risikomanagementsysteme oder sensible Daten wie Entwicklungsergebnisse, Marktstrategien und Kundendateien!
Es wird empfohlen, die Trennung der Daten nach o.a. Grundsätzen sicherzustellen und damit dem Prüfer letztlich nur die steuerlich relevanten Daten zur Verfügung zustellen.
Umfang und Mitwirkungspflichten beim Datenzugriff
Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde beim Datenzugriff in sachlicher und personeller Hinsicht unterstützen. Sowohl beim unmittelbaren als auch beim mittelbaren Datenzugriff müssen dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel (Hard- und Software) zur Verfügung gestellt werden und er muß in das Datenverarbeitungssystem eingewiesen werden. Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens.
Anwendungszeitpunkt und Übergangslösung für Prüfungszeiträume vor dem 01.01.2002
Bei vor dem 01.01.2002 archivierten Daten kann die Finanzbehörde nicht verlangen, daß die Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingelesen werden müssen, wenn dies mit einem unverhältnismäßigen Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre.
Aufgrund dieser Übergangsregelung können die Prüfungsdienste für Zeiträume vor dem 01.01.2002 vom unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff praktisch keinen Gebrauch machen.
Das Recht der Finanzbehörde, die Daten bis zum 01.01.2002 auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zu verlangen, ist von diesen Einschränkungen allerdings nicht betroffen. Grundsätzlich müssen alle steuerlich relevanten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar gemacht werden.
